Descubra como o Sistema de Registro de Preços pode simplificar a gestão de compras públicas, oferecendo economia, eficiência e flexibilidade.
Sistema de Registro de Preços (SRP) é um conjunto de procedimentos adotados pela Administração para registro formal de preços relativos à prestação de serviços, a obras e a aquisição e locação de bens para contratações futuras.
No âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, o Decreto 11.462/2023 dispôs sobre os procedimentos para o SRP. As organizações que utilizam o sistema Compras do Governo Federal poderão realizar o registro de preços por meio do SRP digital.
Os preços podem ser registrados mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência. O critério de julgamento será por menor preço ou maior desconto.
O SRP poderá ser adotado quando a Administração julgar pertinente, em especial quando:
a) pelas características do objeto, houver necessidade de contratações permanentes ou frequentes;
b) pela natureza do objeto não for possível definir previamente o quantitativo a ser demandado pela
Administração;
c) for conveniente a aquisição ode bens com a previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços remunerados por unidade de medida, com quantidade de horas de serviço, postos de trabalho ou em regime de tarefa;
d) for conveniente para atendimento a mais de um órgão ou entidade, inclusive nas compras centralizadas; e
e) for atender à execução descentralizada de programa ou projeto federal, por meio de compra nacional ou adesão à ata de registro de preços por órgãos e entidades da Administração Pública estadual, distrital e municipal para fins de transferências voluntárias.
A principal diferença do SRP com relação às contratações convencionais é que, no sistema convencional, a cada necessidade da Administração realiza-se procedimento licitatório para selecionar fornecedor e proposta para contratação específica, efetivada pela Administração ao final do procedimento. No registro de preços, a licitação direciona-se a selecionar fornecedor e proposta para contratações não específicas, que poderão ser realizadas, tantas vezes quantas forem necessárias, durante o período de validade da ata e respeitados os quantitativos máximos definidos em edital.
Dessa forma, o SRP, quando utilizado adequadamente, proporciona agilidade nas contratações, reduz os esforços administrativos e possibilita ganhos de escala, especialmente quando um só certame puder ser utilizado para satisfazer as necessidades de diferentes organizações públicas.
Por esse motivo, o Decreto 11.462/2023 estabelece que os órgãos e as entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional, antes de iniciarem processo licitatório ou contratação direta, consultem as intenções de registro de preços (IRPs) em andamento e deliberem a respeito da conveniência de sua participação, fazendo constar nos autos do processo de contratação a manifestação do órgão ou da entidade sobre essa deliberação.
O órgão ou entidade gerenciadora é responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e pelo gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrente. Já o órgão ou entidade participante é o que participa dos procedimentos iniciais da contratação para registro de preços e integra a ata de registro de preços.
A Ata de Registro de Preços (ARP) não só oferece uma maneira eficiente de controlar gastos, mas também permite maior flexibilidade para o contratante e para o fornecedor.
Mas o que é exatamente essa ferramenta e como ela pode beneficiar sua empresa?
O que é a Ata de Registro de Preços?
A Ata de Registro de Preços é um instrumento amplamente utilizado no setor público para registrar os fornecedores que ofereceram as melhores condições de preço e qualidade em uma licitação.
De forma simplificada, a ARP funciona como um catálogo onde ficam registrados os produtos ou serviços de interesse da administração pública, com seus respectivos preços, prazos e fornecedores aprovados.
Uma das grandes vantagens desse sistema é que ele não obriga a administração a adquirir imediatamente os itens registrados.
Ao contrário, a compra só ocorre quando houver necessidade, o que permite uma maior eficiência na gestão dos recursos públicos. Isso elimina a necessidade de realizar várias licitações ao longo do ano, proporcionando agilidade e economia para a administração.
Como Funciona a Ata de Registro de Preços?
A ARP começa com um processo licitatório, geralmente na modalidade de pregão eletrônico ou presencial, em que são selecionadas as propostas mais vantajosas. Após essa etapa, é formalizada a ata, que lista os fornecedores e os produtos ou serviços que poderão ser adquiridos dentro de um período pré-determinado, que geralmente é de 1 ano, podendo ser prorrogada por igual período contado a partir do primeiro dia útil subsequente à data de divulgação no PNCP, mediante a anuência do fornecedor, desde que comprovado o preço vantajoso.
Durante esse período, a administração pública pode fazer requisições conforme a sua demanda, sem a necessidade de realizar um novo certame licitatório.
Outro ponto interessante é que essa modalidade permite que vários órgãos públicos utilizem a mesma ARP, desde que haja a devida previsão e adesão. Isso amplia ainda mais as possibilidades de economia, já que o volume de compras tende a aumentar, o que, por sua vez, pode resultar em preços mais baixos e condições mais vantajosas para os entes públicos.
O DECRETO Nº 11.462, DE 31 DE MARÇO DE 2023 regulamenta os art. 82 a art. 86 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre o sistema de registro de preços para a contratação de bens e serviços, inclusive obras e serviços de engenharia, no âmbito da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional.
Quais São os Principais Benefícios da Ata de Registro de Preços?
1. Eficiência nas Compras
A utilização da Ata de Registro de Preços garante uma gestão mais ágil e eficiente das aquisições públicas. Isso porque o processo de compra pode ser realizado sempre que houver necessidade, sem ter que esperar a conclusão de uma nova licitação. Isso se traduz em mais dinamismo e resposta rápida às demandas dos órgãos públicos, especialmente em áreas críticas como saúde, educação e segurança.
2. Flexibilidade e Economia
Outro grande benefício da ARP é a flexibilidade. Como a administração pública não é obrigada a adquirir o total previsto na ata, ela pode ajustar suas compras conforme o orçamento disponível ou as necessidades que surgem ao longo do tempo. Além disso, a possibilidade de compra conjunta por diversos órgãos públicos contribui para a economia de escala, o que costuma resultar em preços mais competitivos.
3. Redução da Burocracia
O processo licitatório é conhecido por sua complexidade e burocracia. Com a Ata de Registro de Preços, é possível reduzir significativamente essa burocracia, já que as compras subsequentes não necessitam de novos processos licitatórios, bastando seguir as condições pré-estabelecidas na ata.
Cuidados ao Utilizar a Ata de Registro de Preços
Apesar de todos os benefícios, é importante ter cuidado na elaboração e gestão da Ata de Registro de Preços. A falta de planejamento pode levar à frustração tanto para o contratante quanto para o fornecedor. É essencial que os itens e serviços registrados na ata sejam os que realmente poderão ser adquiridos, evitando a inclusão de produtos sem previsão de compra.
Ainda na fase preparatória da contratação, o gerenciador deve realizar procedimento público de intenção de registro de preços (IRP) para, nos termos do regulamento, possibilitar, pelo prazo mínimo de oito dias úteis, a participação de outras organizações na ata de registro de preços (órgão ou entidade participante). O procedimento de IRP pode ser dispensado quando o gerenciador for o único contratante.
O Decreto 11.462/2023, que prevê ainda que:
a) O gerenciador pode estabelecer o número máximo de participantes em conformidade com a sua capacidade de gerenciamento;
b) o gerenciador pode aceitar ou recusar, justificadamente, intenção de participar do registro de preços que contenha quantitativos ínfimo, incluam novos itens ou apresentem itens de mesma natureza com modificações em suas especificações.
Organizações que não participarem do procedimento poderão aderir à ata de registro de preços na condição de não participantes (“caronas”), desde que atendidos os seguintes requisitos:
I – apresentação de justificativa da vantagem da adesão, inclusive em situações de provável desabastecimento ou descontinuidade de serviço público;
II – demonstração de que os valores registrados estão compatíveis com os valores praticados pelo mercado […];
III – prévias consulta e aceitação do órgão ou entidade gerenciadora e do fornecedor.
Observa-se que, diferentemente do órgão participante, que registra sua necessidade ainda na fase de planejamento da contratação, integra a ata de registro de preços e pode exigir do fornecedor que celebre o contrato, o órgão não participante precisa comprovar a vantagem da adesão à ata, a compatibilidade dos valores registrados com os de mercado, e depende de prévia aceitação tanto por parte do gerenciador como do fornecedor.
É importante ressaltar que a participação no Sistema de Registro de Preços, bem como a adesão posterior a atas de registro de preços não dispensam o planejamento prévio pelo órgão ou entidade interessada. A organização deve identificar sua necessidade, avaliar se o objeto constante da ata atende a essa necessidade, estimar os quantitativos necessários e os preços, inclusive com realização prévia de ampla pesquisa de mercado. No caso de adesão, é necessário justificar a vantagem de aderir à ata e verificar se os preços registrados estão compatíveis com os praticados pelo mercado1024.
A adesão à ata de registro de preços não pode exceder, por órgão ou entidade, a 50% dos quantitativos dos itens registrados na ata para a organização gerenciadora e para as organizações participantes (50% sobre o somatório registrado para cada item).
Além disso, o total dos quantitativos aderidos para cada item não pode ultrapassar o dobro do quantitativo registrado para o item, independentemente do número de organizações não participantes que aderirem1025. O Quadro a seguir exemplifica o cálculo do limite.
Quadro – Exemplo de cálculo do limite de adesão à ata
Ata 1/2024 | Quantitativo registrado para o item X | Quantitativo registrado para o item Y |
| Gerenciador | 50 | 10 |
| Participante A | 20 | 20 |
| Participante B | 30 | 30 |
| Participante C | 40 | 40 |
| Participante D | 40 | 50 |
| TOTAL REGISTRADO | 180 | 150 |
| Limite para cada adesão ao item por organização não participante | 90 | 75 |
| Limite para total de adesões ao item (somatório das adesões) | 360 | 300 |
Outro ponto importante é garantir que a licitação seja bem estruturada e transparente, para que os preços registrados na ata sejam vantajosos tanto para a administração quanto para os fornecedores.
Monitorar a execução da ata também é crucial para evitar problemas futuros, como o descumprimento de prazos ou entrega de produtos fora das especificações acordadas.
A Ata de Registro de Preços é uma ferramenta poderosa para otimizar o processo de compras públicas, oferecendo eficiência, flexibilidade e redução da burocracia. Quando bem utilizada, ela pode garantir uma gestão mais eficiente dos recursos públicos, gerando economia e dinamismo no atendimento das demandas dos órgãos públicos.
No entanto, para aproveitar ao máximo essa modalidade, é fundamental planejar adequadamente o processo licitatório e monitorar a execução da ata de forma contínua. Dessa forma, a ARP se torna não apenas um instrumento de gestão, mas uma verdadeira aliada na busca por melhores práticas de compras públicas.
FAQ
1. O que é a Ata de Registro de Preços?
A Ata de Registro de Preços (ARP) é um documento formal resultante de um processo licitatório, que registra fornecedores, produtos ou serviços, prazos e preços previamente negociados pela administração pública. É amplamente utilizada para facilitar a aquisição de bens e serviços conforme a demanda, sem a necessidade de realizar novas licitações.
2. Como funciona a ARP?
O funcionamento da ARP começa com um processo licitatório, geralmente na modalidade de pregão eletrônico. Após a seleção das propostas mais vantajosas, é formalizada a ata, que lista os fornecedores habilitados. Durante a vigência da ata, que é de até 1 ano, podendo ser prorrogada por igual período, os órgãos públicos podem requisitar os itens registrados conforme suas necessidades, utilizando os preços e condições previamente definidos.
3. Quais são as vantagens da ARP?
- Eficiência: Agiliza o atendimento às demandas sem a necessidade de novos processos licitatórios.
- Flexibilidade: Permite compras conforme a necessidade, sem obrigar a aquisição de todo o volume registrado.
- Economia de Escala: Facilita compras conjuntas por diferentes órgãos, resultando em preços mais competitivos.
- Redução da Burocracia: Evita a repetição de processos licitatórios, reduzindo a carga administrativa.
4. Quem pode utilizar a Ata de Registro de Preços?
Todos os órgãos públicos que participaram do processo licitatório ou que aderirem à ARP podem utilizá-la. Isso inclui órgãos da administração direta, autarquias, fundações públicas e empresas públicas.
5. É obrigatório adquirir os itens registrados na ARP?
Não. A administração pública não é obrigada a adquirir os itens registrados na ARP, o que garante maior flexibilidade no uso do orçamento e no planejamento das aquisições.
6. Qual é a validade de uma ARP?
De acordo com a legislação, a validade de uma Ata de Registro de Preços é de até 1 ano, podendo ser prorrogada por igual período. Durante esse período, os órgãos podem fazer requisições conforme a demanda.
7. Quais cuidados devem ser tomados ao usar a ARP?
- Planejamento: Incluir somente itens com demanda prevista, evitando registros desnecessários.
- Monitoramento: Acompanhar a execução da ata para garantir o cumprimento das condições contratadas.
- Transparência: Garantir que o processo licitatório seja bem estruturado e que os preços registrados sejam vantajosos.
8. Existe alguma legislação específica sobre a ARP?
Sim. A Ata de Registro de Preços é regulamentada pela Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos) e também pelo Decreto nº 7.892/2013, que detalha sua operacionalização.
9. Quais modalidades de licitação são utilizadas na ARP?
As modalidades mais comuns são o pregão eletrônico e o presencial, que garantem eficiência e competitividade no processo de seleção dos fornecedores.
10. É possível que mais de um órgão utilize a mesma ARP?
Sim. Diversos órgãos podem aderir à mesma Ata de Registro de Preços, desde que haja previsão no edital e no contrato inicial. Essa prática facilita compras conjuntas e amplia os benefícios da economia de escala.
